Prindi Saada sõbrale

Meelespea

Nimekiri on abiks ürituse VALUTULE läbiviimisele

6 kuud enne

Määrake kindlaks ürituse otstarve ja eesmärgid

Leidke sobiv koht ja ruumid, mis vastavad teie eesmärkidele ja vajadustele

 Määrake kindlaks:

konverentsi korraldamiseks vajalik

ruumid

 konverentsiruum

 lisaruumid, nt ruum vaheaegade pidamiseks, bürooruum, panipaik jne

vahendid

                • tehnilised vahendid
                • tõlketehnika
                • telefoniliinid jms

• toitlustamine (kohvipausid, lõuna, vastuvõtt, õhtusöök jne)
• majutusvajadused
•  toad (ühekohalised, kahekohalised)
• kas on VIPe või esinejaid, kes vajavad luksuslikumaid tingimusi
• Paluge sobivatest kohtadest pakkumisi ja käige kohapeal olukorraga tutvumas
• Reval Hotelilt saate pakkumist küsida lingilt  "Soovin pakkumist”
• Vaadake pakkumised üle ja valige sobivaim koht
• Kinnitage oma broneering
• Teavitage osalejaid

3 kuud enne

•  Kontrollige üle osalejate arv ja teavitage osalejate arvust oma kontaktisiku

5 nädalat enne

•  Kinnitage kirjalikult oma tellimus toitlustamise, ruumi paigutuse ja vahendite kohta ning muude vajaduste või üksikasjade kohta
•  Teavitage osalejaid päevakorrast, ürituse ajakavast ja muudest tegevustest
•  Kontrollige soodustused üle ja kinnitage need hotelli kontaktisikuga
•  Teatage hotellile täpne osalejate arv

3 nädalat enne

• Saatke hotellile tubadesse paigutamise nimekiri
•  tubade jaotus reserveeritud majutuse järgi
• eraldi VIPide nimekiri
•  Kontrollige üle kõik konverentsiruumi broneeringu detailid
•  osalejate arv ja ruumi paigutus
•  toitlustamine
•  vahendid (tehnilised nõuded jne)
•  muud üksikasjad

Saabumisel

• Jõudke konverentsikohta õigeks ajaks (pool tundi kuni tund aega enne algust)
• Vaadake koos selle päeva kontaktisikuga üle kõik broneeringu üksikasjad
• Käige koos kontaktisikuga läbi kõik ruumid, mida te ürituse jooksul vajate
• Andke kontaktisikule nende inimeste nimed, kellel on õigus teie põhitellimust muuta

Ürituse ajal

•  Suhelge ürituse ajal oma kontaktisikuga ja hoidke teda muutustega kursis

Lahkumisel

• Andke oma kontaktisikule tagasisidet – mis läks hästi ja mida saaks paremini teha