Tulosta Lähetä ystävällesi

Muistettavaa

Tämän listan avulla helpotat tilaisuutesi järjestämistä

Vähintään kuusi kuukautta ennen tilaisuutta

Päätä tilaisuuden tarkoitus ja tavoitteet

Etsi tarkoitusta ja tarvetta vastaava tapahtumapaikka

Päätä:

Konferenssitarpeet

 Laitteet

Tapahtumatila

Lisäpalvelut, kuten taukotilat, toimistohuoneet, varastot jne.

 Varusteet

                • Tekniset varusteet
                • Kääntäjät
                • Puhelinlinjat jne.

•  Tarjoilut (kahvitauot, lounas, vastaanotto, päivällinen jne.)
• Majoittumistarpeet
• Huonevaraukset (yhden ja/tai kahden hengen huoneet)
• Mahdolliset VIP-osallistujat, joille varataan erityishuoneita tai -palveluja
• Pyydä tarjouksia sopivista tapahtumapaikoista ja tutustu tarjoittuihin tiloihin
• Voit jättää tarjouspyynnön Reval Hotelsiin: RFP
•  Tutustu tilatarjouksiin ja valitse sopivin tapahtumapaikka
• Vahvista varaus
•  Ilmoita tilaisuudesta osallistujille

Kolme kuukautta ennen tilaisuutta

• Tarkista ja ilmoita osallistujien lukumäärä hotellin yhteyshenkilölle

Viisi viikkoa ennen tilaisuutta

• Vahvista kirjallisesti tarjoiluihin, huonevarauksiin ja varusteisiin liittyvät yksityiskohdat ja vaatimukset
•  Informoi osallistujia tilaisuuden agendasta, aikataulusta sekä oheisohjelmasta
• Tarkista ja vahvista palvelut hotellin yhteyshenkilön kanssa
• Päivitä osallistujien lukumäärä hotellin yhteyshenkilölle

Kolme viikkoa ennen tilaisuutta

•  Lähetä majoituslista hotellille
• Huonejakolista
• VIP-henkilöt
• Tarkista kaikki konferenssitilavarauksen yksityiskohdat
• Osallistujien lukumäärä ja järjestelyt
•  Tarjoilut
•  Varusteet (tekniset laitteet jne.)
•  Muut yksityiskohdat

Saapumisen yhteydessä

•  Saavu paikalle ajoissa (noin tunti ennen tilaisuuden alkua)
•  Tarkista varauksen yksityiskohdat hotellin yhteyshenkilön kanssa
• Tutustu yhteyshenkilön kanssa tilaisuutta varten varattuihin tiloihin ja laitteistoihin
•  Ilmoita yhteyshenkilölle ne henkilöt, joilla on oikeus tehdä lisätilauksia laskuun

Tilaisuuden aikana

• Ole yhteydessä hotellin yhteyshenkilöön ja pidä hänet ajan tasalla kaikissa järjestelyihin liittyvissä muutoksissa

Lähtiessä

• Anna palautetta tilaisuuden järjestelyistä yhteyshenkilölle – mikä järjestelyissä onnistui ja missä on parantamisen varaa!