Ką reikia atsiminti

Šis sąrašas padės Jums suorganizuoti sklandų renginį.

Ne mažiau kaip prieš 6 mėnesius

· Nustatykite renginio tikslą ir uždavinius

· Raskite tinkamą geografinę vietą kuri tenkintų Jūsų renginio poreikius

· Nustatykite:

· Konferencijos poreikius

· Reikalingas renginiui patalpas

§ Renginio salė

§ Papildomos patalpos, tokios kaip sekretoriatas, saugojimo patalpos,patalpos reikalingos darbo grupėms, žiniaskalaidos darbo kambarys ar kt. patalpos

· Techninio aprūpinimo poreikius:

· Kokia reikalinga techninė įranga

· Vertimo poreikis

· Telefono linijų poreikis

· Maitinimo paslaugų (kavos pertraukėlės, priešpiečiai, vakarienė, priėmimas ir t.t.) poreikis

· Ar reikalingas apgyvendinimas?

· Kokio tipo kambarių pageidaujama (vienviečio, dviviečio ir pan.)

· Ar bus ypatingų svečių ar pranešėjų, kuriems reikalingi aukštesnės kategorijos kambariai?

· Nusiųskite užklausimo formą (UF) į potencialias renginio vietas ir jas apžiūrėkite

· Užpildyti UF "Reval Hotels" viešbučiams galite čia

· Įvertinkite gautus pasiūlymus ir pasirinkite ir pasirinkite tinkamiausią vietą

· Patvirtinkite savo rezervaciją

· Informuokite dalyvius

Prieš 3 mėnesius

· Patikslinkite dalyvių skaičių ir praneškite šią informaciją išrinktos vietos kontaktiniam asmeniui

Prieš 5 savaites

· Patvirtinkite užsakytas maitinimo paslaugas, apgyvendinimo paslaugas bei techninio aprūpinimo detales raštu

· Informuokite dalyvius apie renginio dienotvarkę, nurodydami renginio detales

· Sutikrinkite renginiui reikalingas priemones ir nusiųskite patvirtinimą kontaktiniam asmeniui

· Patikslinkite dalyvių skaičių ir praneškite tai kontaktiniam asmeniui

Prieš 3 savaites

· Pateikite svečių apgyvendinimo sąrašą viešbučiui

· Apgyvendinimo sąraše būtinai nurodykite ypatingus svečius ir jų poreikius

· Patikrinkite visas Jūsų konferencijos užsakymo detales

· Dalyvių skaičių ir susodinimo būdą

· Maitinimo paslaugas

· Techninį aprūpinimą (techninę įrangą ir kt.)

· Visas kitas detales

Atvykus

· Atvykite į renginio vietą 1/2 – 1 valandą prieš renginio pradžią

· Susitikite su kontaktiniu asmeniu ir peržiūrėkite užsakymo detales, renginio vietą

· Pateikite kontaktiniam asmeniui sąrašą asmenų, kurie turi teisę papildyti užsakymus

Renginio metu

· Renginio metu bendraukite su savo kontaktiniu asmeniu, praneškite apie pasikeitimus

Išvykstant

· Pasidalinkite su kontaktiniu asmeniu įspūdžiais – kas vyko sklandžiai ir ką reikėtų tobulinti.