Ką reikia atsiminti

Šis sąrašas padės Jums suorganizuoti sklandų renginį.

Ne mažiau kaip prieš 6 mėnesius

·         Nustatykite renginio tikslą ir uždavinius

·         Raskite tinkamą geografinę vietą  kuri tenkintų Jūsų renginio poreikius

·         Nustatykite:

·         Konferencijos poreikius

·         Reikalingas renginiui patalpas

§         Renginio salė

§         Papildomos patalpos, tokios kaip sekretoriatas, saugojimo patalpos,patalpos reikalingos darbo grupėms, žiniaskalaidos darbo kambarys ar kt. patalpos

·         Techninio aprūpinimo poreikius:

·         Kokia reikalinga techninė įranga

·         Vertimo poreikis

·         Telefono linijų poreikis

·         Maitinimo paslaugų (kavos pertraukėlės, priešpiečiai, vakarienė, priėmimas ir t.t.)  poreikis

·         Ar reikalingas apgyvendinimas? 

·         Kokio tipo kambarių pageidaujama (vienviečio, dviviečio ir pan.)

·         Ar bus ypatingų svečių ar pranešėjų, kuriems reikalingi aukštesnės kategorijos kambariai?

·         Nusiųskite užklausimo formą (UF) į potencialias renginio vietas ir jas apžiūrėkite

·         Užpildyti UF "Reval Hotels" viešbučiams galite čia

·         Įvertinkite gautus pasiūlymus ir pasirinkite ir pasirinkite tinkamiausią vietą

·         Patvirtinkite savo rezervaciją

·         Informuokite dalyvius 

Prieš 3 mėnesius

·          Patikslinkite dalyvių skaičių ir praneškite šią informaciją išrinktos vietos kontaktiniam asmeniui

Prieš 5 savaites  

·          Patvirtinkite užsakytas maitinimo paslaugas, apgyvendinimo paslaugas bei techninio aprūpinimo detales raštu

·          Informuokite dalyvius apie renginio dienotvarkę, nurodydami renginio detales

·          Sutikrinkite renginiui reikalingas priemones ir nusiųskite patvirtinimą kontaktiniam asmeniui

·          Patikslinkite dalyvių skaičių ir praneškite tai kontaktiniam asmeniui

Prieš 3 savaites

·          Pateikite svečių apgyvendinimo sąrašą viešbučiui

·          Apgyvendinimo sąraše būtinai nurodykite ypatingus svečius ir jų poreikius

·          Patikrinkite visas Jūsų konferencijos užsakymo detales

·          Dalyvių skaičių ir susodinimo būdą

·          Maitinimo paslaugas

·          Techninį aprūpinimą (techninę įrangą ir kt.)

·          Visas kitas detales

Atvykus

·          Atvykite į renginio vietą 1/2 – 1 valandą prieš renginio pradžią

·          Susitikite su kontaktiniu asmeniu ir peržiūrėkite užsakymo detales, renginio vietą

·          Pateikite kontaktiniam asmeniui sąrašą asmenų, kurie turi teisę papildyti užsakymus

Renginio metu

·          Renginio metu bendraukite su savo kontaktiniu asmeniu, praneškite apie pasikeitimus

Išvykstant

·          Pasidalinkite su kontaktiniu asmeniu įspūdžiais – kas vyko sklandžiai ir ką reikėtų tobulinti.