Drukāt Nosūtīt draugam

Lietas kuras vērts atcerēties

Šie soļi jums palīdzēs vieglāk organizēt pasākumu

6 mēnešus pirms

Nosakiet jūsu pasākuma vai tikšanās mērķ

Sameklējiet atbilstošu vietu un apstākļus lai tie atbilstu jūsu mērķiem un vajadzībām

Nosakiet:

Vajadzības konferencei

Telpas

Norises telpu

Papildus - atpūtas, ofisa, noliktavas u.c. telpas

Aprīkojum

                • Tehniskais aprīkojums
                • Tulkošana pakalpojumi
                • Telefonu līnijas

• Ēdināšana (kafijas pauzes, pusdienas, pieņemšana, vakariņas, utt.)
• Uzturēšanās
• Numuri (vienvietīgi, divvietīgi)
• Vai būs VIP personas kurām vajadzēs augstākas klases numurus
• Pieprasīt piedāvājumu par norises vietu un veikt apskati
• Jūs varat pieprasīt piedāvājumu no Reval Hotels no „ RFP”
• Izskatīt RFP un izvēlēties vispiemērotāko norises vietu
• Apstiprināt rezervāciju
•  Paziņot par to dalībniekiem

3 mēnešus pirms pasākuma

• Pārbaudiet dalībnieku skaitu un atjaunojiet informāciju jūsu kontaktpersonai

5 nedēļas pirms pasākuma

• Apstipriniet ēdināšanas pakalpojumus, telpu izvietojumu un papildus lietas kas vajadzīga
•  Informējiet dalībniekus par pasākuma laiku un citām aktivitātēm
• Pārbaudiet ērtības un apstipriniet tās ar jūsu viesnīcu
• Atjaunojiet dalībnieku skaitu viesnīcai

3 nedēļas pirms pasākuma

• Iesniedziet numuru sarakstu viesnīcai
• Numuru sadalījums
• Precizējiet VIP personas
• Pārbaudiet visas konferences rezervācijas detaļas
• Dalībnieku skaitu un izvietojumu
• Ēdināšanu
• Aprīkojum
• Pārējās detaļas

Ierodoties

• Laicīgie ierodieties pasākumā (30 min, vai stundu pirms)
• Pārbaudiet rezervācijas detaļas ar jūsu šīs dienas kontaktperson
• Apskatiet pasākuma norises vietu un aprīkojumu kas būs nepieciešams pasākuma gaitā
• Precizējiet personas kurām atļauts veikt izmaiņas rēķinā

Pasākuma laikā

• Sazinieties ar jūsu kontaktpersonu pasākuma laikā. Ziņojiet par izmaiņām

Dodoties prom

• Atstājiet atsauksmes jūsu kontaktpersonai – kas bija labi un ko vēl varētu uzlabot!