Распечатать Отправить другу

Детали для запоминания

Данный проверочный список поможет облегчить Вашу работу.

За 6 месяцев до мероприятия и ранее

Определите цели и задачи Вашего собрания

Подберите подходящий город назначения и варианты мест для встречи, которые соответствуют Вашим потребностям и запросам

Определите:

Потребности в конференц - услугах

Помещения

Комната для мероприятий

Дополнительные помещения, такие как комнаты для переговоров, офисы, комнаты для хранения и т.д.

Услуги

                • Техническое оборудование
                • Услуги перевода
                • Телефонные линии или подобное

• Питание (кофейные паузы, обед, прием, ужин и т.д.)
• Проживание
• Потребность в номерах (одноместных, двухместных)
• Имеются ли VIP персоны или докладчики, которым необходимы улучшенные номера
• Запросите предложения от подошедших мест проведения мероприятия и сделайте осмотр на месте
• Вы можете запросить предложение от Reval Hotel на „xxxxx”
• Просмотрите предложения и выберите наиболее подходящее место
• Подтвердите Ваш заказ
• Уведомите участников

За 3 месяца до мероприятия

• Проверьте количество участников и сообщите обновленные данные контактному лицу

За 5 недель до мероприятия

• Подтвердите питание, заказ гостиничных номеров и тех. снаряжения в письменном виде с любыми другими подробностями и запросами
• Сообщите участникам о плане дня и времени проведения собрания и других мероприятий
• Проверьте услуги и подтвердите их Вашему контактному лицу в отеле
• Сообщите отелю обновленные данные относительно участников

За 3 недели до мероприятия

• Представьте отелю список проживающих, по номерам
• Список распределения участников по номерам
• Укажите VIP персоны
• Проверьте все детали Вашего конференц - заказа
• Количество участников и расположение
• Питание
• Снабжение (технические требования и т.д.)
• Прочие детали

По прибытии

• Прибудьте заранее на место встречи (за 1/2 – 1 ч. до начала)
• Вместе с контактным лицом, просмотрите детали заказа на весь день
• Вместе с контактным лицом, осмотрите оборудование необходимое для проведения мероприятия
• Составьте список людей, имеющих право вносить изменения в основной счет



Во время мероприятия

• Обращайтесь к Вашему контактному лицу в течение мероприятия. Держите контактное лицо в курсе событий.



Перед отъездом

• Сообщите контактному лицу Ваши мнения и отзывы – что прошло успешно и что может быть усовершенствовано!